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职场提升:“没有时间”是否常挂你嘴边?

2010-01-21 23:25:23 来源: 网易读书 跟贴 0 手机读书

除了处理日常工作能力之外,若想进一步提高项目管理能力,关键是要加强时间管理。在实际工作中,是否因对方是你的上司或老客户,所以明知难以在规定时间内完成任务,你也只好硬着头皮答应,最后只能靠牺牲睡眠时间来加班加点。

摘自《再启动》

作者: [日]大前研一  中华工商联合出版社  定价:29.0元

>>>点击阅读《再启动》精彩连载 

时间管理:禁止说“没有时间”

除了处理日常工作能力之外,若想进一步提高项目管理能力,关键是要加强时间管理。

在实际工作中,是否因对方是你的上司或老客户,所以明知难以在规定时间内完成任务,你也只好硬着头皮答应,最后只能靠牺牲睡眠时间来加班加点。而一旦没有按期完成,就将失去上司或客户对你的信任,再很难交付你更重要的工作了。

就算问题没那么严重,但绝大多数的上班族,尤其是35~50岁的人大都觉得自己每天都在忙忙碌碌,没有闲暇时间。加上最近许多公司屡屡裁员,都无形中加大了员工的工作压力,平日加班或节假日出勤便成了家常便饭。

在我的企业家培训学校的学生也经常以“没有时间”、“最近工作很忙”等作为“逃课”的理由。但事实真的如此吗?

“BBT大学院大学”开设了经营管理培训课程 发现问题的本质,这门课程的目的是培养学生具有同麦肯锡员工相当的分析能力。整个课程由50小时理论和50小时练习组成。也就是说,一年只要完成100小时的课程就能拿到学分。就算花2倍的时间,一年也就200个小时,一年按52周计算,每周平均也只需上4小时课。即便如此,仍有不少人辩称自己实在是连这么点时间都抽不出来。

若想重新塑造崭新的自我,实现美丽的职场第二人生,我劝您不要把“没有时间”这句话挂在嘴边。

在旧大陆经济时代,只要以没时间为理由,凡事基本上都能得以原谅或理解。但在新大陆经济环境中,这种辩解根本站不住脚。由于大部分工作都能通过电子邮件或电子会议等虚拟网络空间进行,这与以往的时间论和价值观完全不同。

用“三色管理”减少时间浪费

我实在是难以相信一个星期怎么会抽不出短短的4个小时呢?我认为我自己就是一个大忙人,同时经营好几个公司,还坚持经营管理咨询工作。每个月要完成十几篇报刊杂志和网站等约稿,每年还要出好几本书。但包括英文著作在内,我一直都严守交稿期限,一次都没有拖延过。

除此之外,我还要在国内外做很多演讲。2004年结束了对堪称是“21世纪新帝国”的金砖四国BRICs(巴西、俄罗斯、印度和中国)的实地考察。至于个人休闲方面,几乎每个周末我都能去玩越野摩托车或地摩托车。尽管如此,我仍有不少剩余时间。

在日立工作时我还很年轻,但我从不加班。我每天按时下班后,要么在公司宿舍走廊上烤秋刀鱼,要么在海边玩砸西瓜游戏(日本民间传统游戏,堪称日本夏天的一道风景线),或去健身房锻炼身体。一到周末,我肯定还要和妻子一起去开车兜风。

刚进麦肯锡公司的头几年,我也确实拼命地工作过。甚至有时一年当中和家人一起吃饭的次数加上周末总共才两次。之后,也因常务会或董事会经常到海外出差。任麦肯锡亚太地区会长期间,还创办了旨在把日本变革为老百姓掌权的民主国家的“平成维新会”等,日程总是安排得非常满。但我仍能忙里偷闲,去世界两百多个地方玩潜水,还去了好几次滑雪场和高尔夫球场。

或许你会说“大前先生是特例”,但只要你按照新大陆式“时间调整方法”进行时间管理,普通的上班族也能挤出更多的时间。

首先是要确认去年一年的工作记录。特别是对其中的会议或洽谈等业务记录进行详细分类,确认具体哪些事项各花了多少时间。分析后你会发现,其中有不少是想不起来当时都做了什么的空白时间。把这些空白时间加起来看看占整体的百分之几?在生产型企业中把绝大部分时间花在生产线现场的人除外,如果公司中很多白领上班族们的“空白时间”占整个劳动时间的70%以上,那就表明在日常工作中还存在着相当多的可支配时间。

接下来算算晚上的时间。公司一般下午6点下班,就寝时间为晚上11点的话,之间还有5个小时。若扣除中途交通约1小时,那还剩4小时。加上周末和法定节假日,自己能自由支配的时间可达到总体的20%~30%,甚至有的人可以达到40%。如果一天中醒着的时间是16个小时,那么20%时就有3-2个小时,40%时就有6-4个小时的自由时间。再乘以365天的话,一年中至少有1000小时的自由支配时间。就算从中扣除吃饭等其他时间,也完全可以挤出充分的时间去“改造自我”,为自己的未来进行再投资。

你不妨把日记本中的日程安排按其重要程度用颜色做记号,如“非常重要 绿色、一般重要 黄色、不太重要 红色”等。然后,再根据三色管理的日记本进行时间调整。

事实上,这种时间调整方法跟企业人员调整基本相同。日产汽车执行总裁卡洛斯·戈恩(CarlosGhosn)曾创造了被称为“奇迹般的V字形复兴”的行业奇迹。他为了改善经营状况而采取的措施就是大幅缩减零配件的采购成本和人工费用。从处于濒死状态的企业调整经营战略角度来看,这些是再平常不过的手段。关键是戈恩先生把措施执行得非常彻底。

同样,“时间调整”也要进行彻底。把凡是红色标识的会议或洽谈等日程安排毫不留情地砍掉。最关键的一点就是要努力砍掉一半的黄色日程且要付诸实际行动。

那么,具体应该如何砍掉不必要的工作日程呢?

精简工作日程的三大方法

一桥大学研究生院国际企业战略研究科的研究小组,曾对43家日本经营管理者协会的会员企业进行过“CEO们的时间管理”为课题的问卷调查(2004年已发表)。

调查结果显示,一个月当中,他们花费在处理公司内部事务中“非定期会议和洽谈”上的时间为31-9小时,排在第一位。其次是“独自思考的时间”25-3小时,第三位是“董事会以外的定期会议”20-6小时。

用于实际工作的时间是平均229小时,其中用于处理公司内部事务为117-6小时。换句话说,规定劳动时间的一半以上用以处理公司内部事务,而且其中45%的时间和精力花在开会和洽谈等方面。在这里,我们需要好好反思一下真的有必要花这么多时间和精力吗?

上一节我建议过上班族们如何进行时间调整,即把日程安排按其重要程度用颜色加以区分,如“非常重要 绿色、一般重要 黄色、不太重要 红色”,并要求砍掉所有的红色部分和一半的黄色部分。

这个方法对企业降低成本同样有效。如果目标只定在不痛不痒的10%,那么通过节约各项经费或少招聘几名员工等表面工作就能实现。若不把目标提高到40%~50%的水平,通过业务外包或彻底改变原有工作方式等大刀阔斧地进行改革的话,企业的管理体制是不会得到任何改善的。

同样,精简时间方面,若以削减10%为目标的话,往往以“会议上晚到十分钟,早退十分钟”的方式就能完成任务。但这不仅没有任何好处,反而会使人更加疲惫。

那么,具体应该怎么精简不必要的工作日程呢?其思路和顺序可归纳为以下三点:

第一点,降低工作质量和精确度;

第二点,委托给其他人;

第三点,业务外包。

比如第一点,不一定非要亲自出席和发言的会议或洽谈等,干脆一开始就拒绝,但可以通过事先阅读相关会议资料并表明自己的建议或意见的方法予以弥补。第二点就是让自己的同事或下属替你出席会议,事后听取会议内容简要。至于第三点,干脆把所有工作交给其他人,空出自己的时间。当然,其前提是身边有值得你委托工作的能干的合伙人或同事。相比以往只能以书面形式进行交流的旧大陆,可利用电子邮件或手机短信等先进手段的新大陆时代肯定更加简便和高效。

(本文来源:网易读书 ) 刘伟骏
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